Informativa Whistleblowing

Informativa Whistleblowing

INFORMATIVA GENERALE WHISTLEBLOWING – segnalazione di illeciti aziendali

Canale di segnalazione interna per i soggetti che intrattengono rapporti con il Gruppo Elco

  1. Premessa

La presente informativa è rivolta a tutti i soggetti che si rapportano contrattualmente con Gruppo Elco e sono legittimati alla segnalazione di eventuali illeciti aziendali in cui fossero direttamente coinvolti o di cui fossero venuti a conoscenza.

La presente informativa ha lo scopo di informare i potenziali soggetti segnalanti in maniera chiara e sintetica sul canale di segnalazione messo a disposizione per il cd. whistleblowing, sul suo meccanismo di funzionamento, sull’iter procedurale, sui termini di riscontro e sull’osservanza delle disposizioni di legge in materia da parte della Società. Per i dettagli della procedura si rinvia al Regolamento interno adottato dall’Organo Amministrativo in conformità al D.lgs. n. 24/2023.

L’informativa è messa a disposizione e a conoscenza dei potenziali interessati attraverso

  • pubblicazione sul sito  https://www.elcopcb.com/informativa-whistleblowing/ così da esser resa ai soggetti esterni e messa a disposizione dei lavoratori somministrati dipendenti del Gruppo Elco;
  • affissione nelle bacheche aziendali di tutte le sedi della Società;

 

  1. Canale di segnalazione

    In ottemperanza agli obblighi di legge, il Gruppo Elco si è dotata di una piattaforma per le segnalazioni di illeciti aziendali conforme alla Direttiva UE e al GDPR.

    Il canale di segnalazione deve intendersi di tipo interno ex. art. 4 D. Lgs. 24/2023 e consente l’invio di segnalazioni in forma scritta.

    Attraverso il Portale Whistleblowing, raggiungibile dal sito internet del Gruppo Elco il soggetto terzo vittima di un illecito aziendale o che sia a conoscenza di un fenomeno di illecito aziendale già avvenuto o potenzialmente configurabile in futuro può segnalare il proprio caso, in forma completamente anonima oppure, a sua scelta, in forma non anonima.

    La segnalazione verrà tempestivamente gestita dal soggetto competente, appositamente nominato e formato per garantire la gestione del caso conformemente a quanto prescritto dalla normativa in materia.

  2. Soggetti legittimati

Sono legittimati all’invio di segnalazioni di illeciti aziendali, tutti i soggetti elencati all’art.3 del D.Lgs. n. 24/2023. A titolo esemplificativo e non esaustivo la segnalazione può avvenire da parte:

– dei dipendenti del Gruppo Elco (sia lavoratori di struttura che lavoratori somministrati);
– di liberi professionisti/consulenti/lavoratori autonomi, ivi compresi quelli con rapporto di collaborazione che intrattengono rapporti con il Gruppo Elco. 

  1. Estensione della tutela

    La tutela dei segnalanti è garantita:
    –  nel caso dei lavoratori dipendenti del Gruppo Elco durante tutta la vigenza del contratto, ivi incluso il periodo di prova ed inoltre è estesa alle fasi di selezione, a quelle precontrattuali in genere e, nel caso di cessazione del rapporto di lavoro oltre la fine dello stesso rapporto qualora il lavoratore sia venuto a conoscenza o sia stato vittima di illeciti aziendali in concomitanza o successivamente alla cessazione del rapporto di lavoro;

    –  nel caso di liberi professionisti/consulenti/lavoratori autonomi e altri soggetti che intrattengono un rapporto di collaborazione con il Gruppo Elco per tutta la durata del rapporto, ivi incluse le fasi precontrattuali e oltre il termine del contratto qualora il soggetto sia venuto a conoscenza o sia stato vittima di illecito aziendale in concomitanza o successivamente alla cessazione del rapporto. 
  2. Tipo di segnalazioni ammesse

    Oggetto della segnalazione possono essere tutti i comportamenti o i fatti che, a parere del segnalante, configurino o siano potenzialmente in grado di configurare illeciti di natura civile, penale, amministrativa e contabile e siano lesivi di un interesse pubblico o privato.

    A titolo esemplificativo questo canale può essere utilizzato per segnalare fatti o situazioni in grado di arrecare un danno o un pregiudizio al Gruppo Elco quali ad esempio:
  • comportamenti attuati in violazione del Modello di organizzazione, gestione e controllo, del codice etico o di altre disposizioni interne all’organizzazione;
  • comportamenti illeciti rilevanti ai sensi del D.lgs n. 231/2001;
  • comportamenti perseguibili sotto il profilo legale (penalmente rilevanti o soggetti a sanzioni amministrative);
  • comportamenti in grado di arrecare danni o pregiudizi patrimoniali, d’immagine o alle altre risorse del Gruppo Elco;
  • comportamenti in grado di comportare danni per l’ambiente, la salute e la sicurezza delle risorse, dei clienti, dei fornitori o dei cittadini in genere, la protezione dei dati personali e la sicurezza delle reti e sistemi informativi.
                
  1. Iter procedurale

    Il soggetto che intende fare una segnalazione accede al sito https://elcopcb.smartleaks.cloud/#/ e, cliccando sul bottone “INVIA UNA SEGNALAZIONE” viene indirizzato al portale delle segnalazioni.

    La pagina iniziale del portale fornisce una introduzione generale sul funzionamento del sistema, sulla gestione della segnalazione e sulla garanzia dell’anonimato. Nella pagina iniziale è presente un link che indirizza all’informativa privacy per i dipendenti.
    Procedendo il segnalante accede ad un modulo pre-impostato che consente di tipizzare il caso ed effettuare la segnalazione in forma completamente anonima o fornendo riferimenti personali sia del segnalate, sia degli eventuali soggetti che hanno posto in atto condotte illecite.
    Il segnalante ha facoltà di allegare documenti, immagini (file elettronici) che reputa utili a sorreggere e/o integrare la segnalazione di illecito.

    Il segnalante, una volta inseriti i dati della segnalazione viene invitato a rivederli in una pagina riassuntiva prima di procedere all’invio.

    Una volta finalizzato l’invio:
  • al segnalante viene indicato il numero di caso e viene raccomandata l’annotazione dello stesso in quanto solo attraverso il numero di caso; in questo modo il segnalante potrà seguire gli aggiornamenti e gli esiti riguardanti la sua segnalazione accedendo sul portale whistleblowing e cliccando su segui il tuo caso.
  • al soggetto formato e deputato alla gestione delle segnalazioni arriva contestualmente una notifica via e-mail circa la presenza di una nuova segnalazione.

Entro il termine di 7 (sette) giorni la segnalazione viene presa in carico ed il segnalante può avere il riscontro di questo attraverso un messaggio di avviso di ricevimento pubblicato all’interno del portale, accedendo nella sezione segui il tuo caso. Successivamente il soggetto gestore delle segnalazioni, attraverso il portale, può interfacciarsi con il segnalante attraverso il sistema di messaggistica dedicato se reputa necessari eventuali approfondimenti oppure, se già in possesso di tutti gli elementi necessari può dare riscontro al segnalante attraverso il portale.
In ogni caso, anche qualora la segnalazione non costituisca un illecito e/o, risulti infondata o erroneamente presentata (per via dei suoi contenuti) su canale inidoneo, viene fornito un riscontro al segnalante entro 3 (tre) mesi dalla data di avviso di ricevimento, data che il portale fa coincidere con quella di invio della segnalazione.
E’ sempre ammesso richiedere un incontro con il soggetto gestore delle segnalazioni attraverso la piattaforma indicata.

7. Conservazione della documentazione inerente alle segnalazioni

Ai sensi dell’art. 14 del D. Lgs. N. 24/2023, le segnalazioni e la relativa documentazione sono conservate per il tempo necessario al trattamento della segnalazione e comunque non oltre cinque anni a decorrere dalla data della comunicazione dell’esito finale della procedura di segnalazione nel rispetto degli obblighi di riservatezza di cui all’art. 12 del D. Lgs. N. 24/2023 e del principio di cui agli articoli 5, paragrafo 1, lettera e), del regolamento (UE) 2016/679 e 3, comma 1, lettera e), del decreto legislativo n. 51 del 2018.


8. Osservanza del divieto di atti ritorsivi


In ottemperanza alle disposizioni di cui all’art. 17 del D.Lgs. n. 24/2023 il Gruppo Elco osserverà il divieto di porre in essere qualsiasi atto ritorsivo nei confronti dei segnalanti.

 

 

WHISTLEBLOWING
Informativa sulla protezione dei dati personali ex artt. 13 e 14 GDPR 679/2016

Nel rispetto di quanto previsto dal Reg. UE 2016/679 (Regolamento Europeo per la protezione dei dati personali) le forniamo le dovute informazioni in ordine al trattamento dei dati personali forniti. Si tratta di un’informativa che è resa ai sensi degli artt.13 e 14 del Reg. UE 2016/679 (Regolamento Europeo per la protezione dei dati personali).

TIPOLOGIA DI DATI TRATTABILI

I dati personali oggetto di trattamento rientrano nelle seguenti categorie:

Dati personali del segnalante in caso di segnalazioni effettuate in forma non anonima mediante la piattaforma dedicata:

  • Comuni Obbligatori: nome, cognome, tipo di rapporto intercorrente con la Società;
  • Comuni Facoltativi: inquadramento, ruolo, qualifica, contatto telefonico, indirizzo mail.

Dati personali del segnalante in caso di segnalazioni effettuate in forma non anonima attraverso canali diversi dalla piattaforma

In caso di segnalazioni effettuate verbalmente a mezzo telefonico o in sede di specifico incontro richiesto, i dati personali trattati sono quelli comunicati volontariamente dal segnalante.

Dati personali riferiti al/i segnalato/i e/o ad altre persone coinvolte nella segnalazione

I dati trattabili sono quelli che il segnalante ha inteso fornire per rappresentare i fatti descritti nella segnalazione. In questo caso la Società non è in grado di determinare a priori i dati oggetto della segnalazione, che potrà quindi contemplare anche dati particolari o relativi a condanne penali e reati.

I predetti dati saranno trattati con supporti informatici e cartacei che ne garantiscono la sicurezza e la riservatezza. La documentazione in formato cartaceo è limitata al minimo indispensabile e archiviata e custodita in armadi e locali dotati di serrature di sicurezza. La trasmissione dei dati forniti dal segnalante mediante accesso alla piattaforma è gestita con protocollo HTTPS. Sono inoltre applicate tecniche di crittografia end-to-end su tutti i dati in transito e archiviati, garantendo in questo modo la riservatezza delle informazioni trasmesse. Non viene fatto uso di cookie per la trasmissione di informazioni di carattere personale, né vengono utilizzati cookie persistenti per il tracciamento degli utenti. Vengono utilizzati esclusivamente cookie tecnici nella misura strettamente necessaria al corretto ed efficiente utilizzo della piattaforma. L’uso dei cookie di sessione (che non vengono memorizzati in modo persistente sul computer dell’utente e svaniscono con la chiusura del browser) è strettamente limitato alla trasmissione di identificativi di sessione (costituiti da numeri casuali generati dal server) necessari per consentire l’esplorazione sicura ed efficiente della piattaforma.

TITOLARE DEL TRATTAMENTO, ai sensi dell’art.4 del Reg. UE 2016/679, è l’Organismo di Vigilanza, rappresentato dal Presidente pro tempore Emilio Gianfelice e.gianfelice@bocg-associati.it

Il DATA PROTECTION OFFICER è contattabile all’indirizzo mail: privacy@elco-group.com

FINALITA’ DEL TRATTAMENTO BASE GIURIDICA PERIODO DI CONSERVAZIONE NATURA DEL CONFERIMENTO
A) Esecuzione di attività istruttorie e adozione di provvedimenti:

i Vostri dati saranno trattati allo scopo di effettuare le necessarie attività istruttorie volte a verificare la fondatezza del fatto oggetto di segnalazione e l’adozione degli eventuali provvedimenti che potrebbero rendersi necessari.

Ai sensi dell’art. 6, comma 1, lett. b), il trattamento è necessario all’adempimento di un obbligo di legge (L. n. 179/2017, D.Lgs. n 24/2023 recante Attuazione della direttiva UE 2019/1937). I vostri dati sono conservati per un periodo di tempo
non superiore a quello necessario per il perseguimento delle finalità per le quali sono stati raccolti, conformemente a quanto previsto dagli obblighi di legge o comunque per consentire alla Società la tutela dei diritti ed interessi propri o di terzi (es. difesa in giudizio).
I dati vengono automaticamente eliminati dalla piattaforma trascorsi 5 anni dalla chiusura della segnalazione.
Il conferimento dei dati è facoltativo resta inteso che un <eventuale rifiuto a rispondere= al momento della raccolta delle informazioni, o l’eventuale diniego di trattamento dei dati può comportare la nostra oggettiva impossibilità di prendere in considerazione la segnalazione.
SOGGETTI DESTINATARI O CATEGORIE DI DESTINATARI DEI DATI

Per il perseguimento delle finalità suddette, i dati personali forniti potranno essere resi accessibili solo a coloro i quali, all’interno della Società, ne abbiano necessità per il ruolo/mansione svolta in relazione al processo di ricezione, analisi, istruttoria e gestione delle segnalazioni e di eventuali azioni conseguenti. Tali soggetti sono opportunamente istruiti al fine di evitare la perdita, l’accesso ai dati da parte di soggetti non autorizzati o trattamenti non consentiti dei dati stessi e, più in generale, in relazione agli obblighi in materia di protezione dei dati personali. I dati possono essere trattati, inoltre, da Consulenti esterni e Terze Parti con funzioni tecniche (ad esempio, il provider della piattaforma IT), che agiscono in qualità di Responsabili/Sub- Responsabili del trattamento e hanno sottoscritto un apposito contratto che disciplina puntualmente i trattamenti loro affidati e gli obblighi in materia di protezione dei dati e sicurezza del trattamento ai sensi dell’art. 28, comma 3 del Regolamento. Infine, i dati personali potranno essere trasmessi anche ad altri soggetti autonomi titolari del trattamento, in base a norme di legge o di regolamento (es. Autorità Pubbliche, Autorità Giudiziaria, Corte dei Conti e ANAC).

TRASFERIMENTO DATI VERSO UN PAESE TERZOI suoi dati personali non verranno trasferiti fuori dall’UE.
DIRITTI DEGLI INTERESSATI

ll Regolamento UE 2016/679 (artt. da 15 a 22) conferisce agli interessati l’esercizio di specifici diritti. In particolare, in relazione al trattamento dei propri dati personali oggetto della presente informativa, l’interessato ha diritto di chiedere alla Società l’accesso, la rettifica, la cancellazione, la limitazione, l’opposizione e la portabilità; inoltre può proporre reclamo, nei confronti dell’Autorità di Controllo, che in Italia è il Garante per la Protezione dei Dati Personali (art. 77 del Regolamento UE 2016/679

 

Ai sensi dell’articolo 2-undecies del D.lgs. n. 196/2003 e s.m.i., (di seguito, <Codice Privacy=) (in attuazione dell’articolo 23 del Regolamento), si informa che i summenzionati diritti non possono essere esercitati da parte di alcuni interessati coinvolti nella segnalazione (segnalati e/o altre persone coinvolte nella segnalazione), qualora dall’esercizio di tali diritti possa derivare un pregiudizio effettivo e concreto alla riservatezza dell’identità del segnalante.

In particolare, l’esercizio di tali diritti:

– sarà effettuabile conformemente alle disposizioni di legge o di regolamento che regolano il settore (tra cui il D.lgs. 231/2001 come modificato dalla L. n. 179/2017 )

– potrà essere ritardato, limitato o escluso con comunicazione motivata e resa senza ritardo all’interessato, a meno che la comunicazione possa compromettere la finalità della limitazione, per il tempo e nei limiti in cui ciò costituisca una misura necessaria e proporzionata, tenuto conto dei diritti fondamentali e dei legittimi interessi dell’interessato, al fine di salvaguardare la riservatezza dell’identità del segnalante;

– in tali casi, i diritti dell’interessato possono essere esercitati anche tramite il Garante con le modalità di cui all’articolo 160 del Codice Privacy, nel qual caso il Garante informa l’interessato di aver eseguito tutte le verifiche necessarie o di aver svolto un riesame, nonché del diritto dell’interessato di proporre ricorso giurisdizionale.

In qualsiasi momento, l’interessato potrà chiedere di esercitare i suoi diritti al Gruppo Elco rivolgendosi al Data Protection Officer, contattabile all’indirizzo mail privacy@elco-group.com

MODIFICHE INFORMATIVA

Il titolare si riserva il diritto, a sua discrezione, di cambiare, modificare, aggiungere o rimuovere qualsiasi parte della presente informativa sulla privacy, in qualsiasi momento. Al fine di facilitare la verifica di eventuali cambiamenti, l’informativa conterrà l’indicazione della data di aggiornamento dell’informativa.